Trong quá trình hoạt động, các tổ chức, doanh nghiệp thường xuyên ký kết hợp đồng với đối tác, khách hàng… để đảm bảo việc thực hiện công việc. Khi ký kết hợp đồng, việc đóng dấu là một phần quan trọng để xác nhận tính chính xác và độ tin cậy của các bên tham gia. Việc đóng dấu vào văn bản, giấy tờ phải theo đúng quy định của pháp luật, bởi vậy doanh nghiệp cần chú ý đóng dấu theo quy cách. Sau đây là một số thông tin mà bạn cần lưu ý khi đóng dấu trên hợp đồng:
1. Lưu ý về bảo quản con dấu
Chỉ có các doanh nghiệp, tổ chức và cá nhân kinh doanh có đăng ký kinh doanh mới được phép sử dụng con dấu của tổ chức để đóng dấu vào các văn bản, giấy tờ. Đối với các tổ chức, doanh nghiệp pháp luật quy định cần phải đăng ký con dấu thì cần thực hiện đăng ký con dấu trước khi sử dụng dấu.
Con dấu công ty là công cụ mà doanh nghiệp dùng để xác nhận các văn bản, giấy tờ do đơn vị mình phát hành nhằm khẳng định giá trị pháp lý của những tài liệu hay văn bản đó. Vì vậy, doanh nghiệp cần giữ con dấu của mình cần thận, tránh để người không có liên quan sử dụng dấu công ty để làm giả hợp đồng, giấy tờ.
Để đảm bảo dấu sử dụng được trong thời gian dài, cần lưu ý chốt khóa dấu sau mỗi lần sử dụng xong để không cho mặt dấu úp vào khay mực và thường xuyên kiểm tra khay mực, đổ thêm mực kịp thời và thay khay mực khi cần thiết.
2. Lưu ý về cách đóng dấu
Điều 33 Nghị định 30/2020/NĐ-CP ban hành ngày 05/3/2020 có quy định về việc sử dụng con dấu và quy cách khi đóng dấu như sau:
- Đóng dấu rõ ràng, đúng chiều, ngay ngắn, dùng mực dấu đỏ theo quy định.
- Đóng dấu lên chữ ký phải trùm lên 1/3 chữ ký về bên trái
- Văn bản hoặc phụ lục ban hành cùng với văn bản chính thức cần đóng dấu trang đầu, trùng lên một phần tên cơ quan, tên tổ chức hoặc tiêu đề của phụ lục.
- Đóng dấu treo, đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản giấy phải do người đứng đầu tổ chức hoặc cơ quan quy định.
- Đóng dấu giáp lai vào khoảng giữa mép phải văn bản hoặc mép phải của phụ lục văn bản, đồng thời trùm một phần lên các tờ giấy.
- Mỗi dấu đóng tối đa số lượng 05 tờ văn bản.
Việc đóng dấu lên chữ ký tại Nghị định 30/2020/NĐ-CP được áp dụng đối với cơ quan, tổ chức nhà nước và doanh nghiệp nhà nước. Tuy nhiên, các doanh nghiệp cũng nên thực hiện đóng dấu theo quy định này để đóng dấu đẹp và đúng quy cách
Một số cách đóng dấu mà doanh nghiệp cần thực hiện trên văn bản, giấy tờ của doanh nghiệp:
– Đóng dấu treo: thường đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục kèm theo văn bản chính.
– Đóng dấu giáp lai: Đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 tờ văn bản.
– Đóng dấu chữ ký:
+ Đóng dấu sau khi có chữ ký của người có thẩm quyền, không đóng dấu khi chưa có chữ ký.
+ Khi đóng dấu phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.
Hãy liên hệ với Khắc dấu Blue để được hỗ trợ làm dấu và hướng dẫn sử dụng con dấu tốt nhất!
