Dấu chữ ký là một trong những con dấu cá nhân được sử dụng nhiều nhất do tính tiện lợi của nó. Con dấu này thường được sử dụng để đóng lên các văn bản, giấy tờ, hồ sơ giúp cho công việc được thực hiện dễ dàng, nhanh chóng hơn. Tuy nhiên, quý khách cần lưu ý một số điểm sau khi sử dụng dấu chữ ký:
1. Thế nào là dấu chữ ký?
Dấu chữ ký là con dấu mô phỏng chữ ký thật, được làm ra để đóng lên các văn bản, giấy tờ thay cho chữ ký tươi của cá nhân. Con dấu chữ ký được sử dụng khá phổ biến hiện nay trong các văn bản, hợp đồng, chứng từ,… Với những người thường xuyên phải ký tên thì việc sử dụng con dấu chữ ký thay cho chữ ký tươi giúp tiết kiệm thời gian và thuận tiện hơn rất nhiều cho công việc.
Hiện nay, không có quy định nào về con dấu chữ ký khắc sẵn, vì vậy quý khách có thể tự do sử dụng, làm dấu chữ ký.
Nội dung dấu chữ ký thường chỉ có chữ ký hoặc chữ ký kèm theo tên người, chức danh trong tổ chức. Tùy vào nội dung cần thể hiện trên văn bản, khách hàng có thể lựa chọn mẫu dấu phù hợp.
Về kích thước: Dấu chữ ký thường được làm bằng con dấu hình chữ nhật có kích thước tùy chọn tùy vào nội dung cần thể hiện. Kích thước thông dụng của dấu chữ ký là 22 x 58mm, 42 x 42 mm, 50 x 30 mm.
Về màu mực, có ba màu mực được sử dụng để làm con dấu chữ ký là màu đỏ, màu xanh và màu đen. Trong đó, mực màu xanh được sử dụng nhiều nhất.
2. Những điểm cần lưu ý khi sử dụng dấu chữ ký
Dấu chữ ký là con dấu mô phỏng chữ ký thật, được dùng để thay thế cho chữ ký tươi nhưng không phải trong mọi trường hợp nó đều có giá trị như chữ ký tươi. Chữ ký của cá nhân không được đăng ký, bởi vậy con dấu chữ ký cũng không được đăng ký hay công nhận ở bất cứ một cơ quan có thẩm quyền nào. Vì vậy, dấu chữ ký không thể thay thế cho chữ ký trong mọi trường hợp.
Đối với một số giấy tờ về nguyên tắc phải là chữ ký tươi – chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền (trừ trường hợp đối với các văn bản điện tử và các trường hợp khác do luật định) như chứng từ kế toán, hồ sơ nộp lên cơ quan nhà nước thì không thể sử dụng dấu chữ ký để thay thế. Đặc biệt, đối với chứng từ kế toán nếu doanh nghiệp ký chứng từ kế toán bằng cách đóng dấu chữ ký khắc sẵn sẽ bị xử lý theo quy định tại Khoản 2 Điều 6 (sửa đổi bởi khoản 2 Điều 5 Nghị định 102/2021/NĐ-CP có hiệu lực từ 01/01/2022), Điểm d Khoản 1 Điều 8 Nghị định 41/2018/NĐ-CP về quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế toán, kiểm toán độc lập.
Như vậy, Chúng ta chỉ nên sử dụng con dấu chữ ký trong các văn bản nội bộ của doanh nghiệp, tổ chức. Khi giao con dấu chữ ký cho người khác sử dụng nên làm văn bản ủy quyền quy định rõ ràng phạm vi được đóng dấu chữ ký để tránh sử dụng không đúng mục đích của con dấu.
Khắc dấu Blue cam kết đem đến cho quý khách con dấu chữ ký rõ nét, mô phỏng chính xác chữ ký tươi của khách hàng cả về hình ảnh lẫn kích thước. Khách hàng có nhu cầu khắc dấu chữ ký tại Nghệ An vui lòng liên hệ với Khắc dấu Blue qua hotline 0989.347.858 – 0944.245.786 để được hỗ trợ tốt nhất!
